Los eventos deben ser tenidos en cuenta por las empresas, para reforzar su estrategia de marketing general.  Estos encuentros, han demostrado que proporciona un efecto positivo en las relaciones con los clientes, aumentando la visibilidad y mejorando las conexiones profesionales para distintos tipos de negocios.

Es importante recordar que un evento es más que el día del encuentro. La organización de eventos engloba varias fases que se transforman en oportunidades para establecer una relación con el público al que queremos impactar.

Fases para la organizacion de eventos

Pre evento

Objetivo del encuentro:

Debemos tener claro qué pretendemos conseguir y a quiénes queremos dirigir nuestro mensaje. Esto es primordial para la organización de eventos. En torno a este punto deberán girar el resto de decisiones, como la fecha, el venue dónde llevaremos a cabo el encuentro, la ambientación que emplearemos, el horario y otros aspectos como la duración del mismo.

 Quiénes integrarán el listado de invitados:

Definir este punto puede marcar el éxito o fracaso del evento. Es importante seleccionar cuidadosamente con qué presencias queremos contar y recordar el impacto que tienen los Influencers del sector ya que ellos servirán de altavoz para conseguir mayor impacto y aumentar el número de inscripciones. Para garantizar un mayor éxito en la convocatoria, lo ideal es avisar con al menos un mes de antelación para que los convocados puedan incluir la fecha en sus agendas. Esta será una oportunidad para establecer contacto con nuestro público objetivo.

Recordatorios de la convocatoria:

Enviar un par de recuerdos previos al evento garantiza que nuestra invitación no caiga en el olvido. Podemos aprovechar la víspera del evento para hacer una campaña de telemarketing en la que, mediante llamadas, obtengamos la confirmación de asistencia.

Día del evento

En esta fase quedará patente si los esfuerzos invertidos en el Pre evento han dado sus frutos.

Bienvenida:

Aunque parezca una obviedad, debemos comportarnos como buenos anfitriones y dar la mejor acogida a los invitados. Queremos que se sientan cómodos en todo momento. Recordemos que cada detalle habla de nosotros y de nuestra marca.

Contenidos:

Debemos intentar que toda la información que compartamos sea clara y acorde al propósito del evento. En este momento contamos con la atención de nuestro target, por eso es imprescindible que sepamos transmitir los objetivos de nuestro negocio.

Ambiente para el networking:

Gran parte de los objetivos se centran en estrechar lazos con clientes actuales y propiciar el contacto con potenciales. Generar una atmósfera favorable para establecer una conversación distendida, es clave en nuestro objetivo de fortalecer el negocio.

Post eventos

Agradecimiento:

Hay que aprovechar la inmediatez para, de manera personalizada, agradecer a los invitados su asistencia. Es una práctica que nos mantiene en contacto con nuestro target y que permite, a su vez, obtener un feedback directo de la acción llevada a cabo.

Envío de material:

Los asistentes se sentirán agradecidos de recibir, a modo de resumen, el material generado. Compartir fotos, vídeos o incluso la crónica del evento nos hará permanecer en el recuerdo y crear un sentimiento de afinidad a nuestra marca.

Responder a las demandas:

Una vez terminado, debemos apresurarnos a responder todas las cuestiones que no se pudieran cerrar durante el evento. Nuestra agilidad de respuesta puede ser determinante en la valoración de nuestra compañía.

Esperamos que estos consejos te ayuden a optimizar tus lances y que se conviertan en una oportunidad para generar y hacer crecer tu negocio.